Quem põe a mesa, põe a negra.

Quem toma a iniciativa ou organiza algo deve assumir também as responsabilidades e consequências associadas.

Versão neutra

Quem organiza algo deve aceitar as responsabilidades e encargos que daí resultam.

O que significa exatamente 'pôr a negra'?
No provérbio, 'pôr a negra' transmite a ideia de suportar o encargo, a conta ou as consequências. A expressão é popular e metafórica, não referindo literalmente uma 'negra' objecto.
Posso usar este provérbio em contexto formal?
Por ser de registo popular e informal, é preferível evitá‑lo em contextos muito formais ou legais; use explicações directas sobre responsabilidades nesses casos.
Há variações regionais deste provérbio?
Sim: existem formas e provérbios com sentido semelhante em diferentes regiões e línguas; a ideia central — assumir responsabilidades de quem inicia algo — é comum.

Registo: popular, informal; usado em conversas do dia a dia.
Contexto: aplica-se a situações em que alguém planeia, inicia ou convida e, consequentemente, tem de suportar encargos, custos ou consequências.
Tom: pode ser usado de forma neutra ou crítica, dependendo do contexto (ex.: responsabilização por tarefas ou despesas).
Não é um provérbio jurídico; em contextos formais ou legais, prefira linguagem clara sobre responsabilidades.

Se foste tu que convidaste todos para jantar, não te surpreendas por teres de pagar: quem põe a mesa, põe a negra.
Quando o chefe deixou a equipa gerir o projecto, soube que teria de resolver os problemas que surgissem — quem põe a mesa, põe a negra.

Nem sempre quem inicia um acto deve suportar sozinho todas as consequências — em organizações ou grupos, a responsabilidade pode ser partilhada.
Em situações de erro coletivo, apontar a responsabilidade apenas a quem 'pôs a mesa' pode ser injusto.